Vaak lopen startende ondernemers tegen dezelfde problematiek aan. Een deel daarvan komt voort uit het niet weten hoe de boekhouding van hun bedrijf bijgehouden dient te worden. Het boekhouden in Excel is met name populair onder zzp’ers en kleine ondernemers. Al lijkt boekhouden in Excel voor veel bedrijven een uitstekende keus, dit is vaak helemaal niet zo. Excel brengt heel veel voordelen met zich mee voor urenregistratie, maar helaas ook genoeg nadelen waar je niet omheen kunt. Het is dus goed om grondig onderzoek te verrichten voordat je overstag gaat en je boekhouding met behulp van Excel gaat doen.

De pluspunten van boekhouden in Excel

De ondernemer kiest uiteraard niet zomaar voor Excel. Je boekhouding moet gewoon goed in orde zijn en alles dient dan ook op correcte wijze gedaan te worden. De lage kosten relatief gezien zijn een van de grote voordelen van het boekhouden in Excel. De software van Excel staat per slot van rekening op vrijwel elke computer. Je hoeft als bedrijf zijnde dus niet extra kosten te maken. Er zijn daarnaast allerlei soorten templates beschikbaar en de meeste hiervan zijn gratis. Templates zijn erg welkom als je bezig gaat met je boekhouding. Zeker als je niks weet van boekhouden. Een template is dan een soort van leidraad waar je je aan vast kunt klampen. Om meer te weten te komen over ingewikkelde Excel formules zou je altijd een Excel training kunnen volgen. Je leert zo meer over Excel formules en dompelt jezelf in de Excel wereld. Dit scheelt uiteindelijk een hoop kosten, aangezien je geen boekhouder hoeft in te huren. Tot slot is een groot voordeel dat je een Excel bestand altijd in eigen beheer hebt en een spreadsheet dus kunt aanpassen aan je wensen en eisen.

Excel en de mindere kanten

Excel heeft helaas ook wat nadelen, waarbij je ook je vraagtekens zou kunnen zetten. Het is allereerst zo dat je zonder kennis niet verder komt in Excel. Een spreadsheet heb je niet zomaar even gemaakt. Je hebt hiervoor specifieke kennis nodig, die je het beste kunt opdoen via een training bijvoorbeeld. Verder kun je te maken krijgen met foutgevoeligheden binnen Excel. Als jij blundert en je voert een formule of aantallen bijvoorbeeld verkeerd in, krijg je doorrekenfouten. Het oplossen hiervan kost tijd, maar het kost je ook geld als je de fouten te laat ontdekt. Blijf dus zo scherp mogelijk als je je eigen boekhouding in Excel doet. Bovendien is het onmogelijk om facturen en bonnetjes in Excel te importeren. Je moet het dus hebben van je eigen getik en alles handmatig invoeren. Dit kost natuurlijk aardig wat tijd. Het betekent dat hoe groter je administratie is, hoe meer tijd jij kwijt bent aan je boekhouding. Het grootste nadeel is de veiligheid van Excel. Hier kun je namelijk over twisten. Er is geen sprake van speciale boekhoudsoftware en een automatische back-up bestaat niet. Je zult dus regelmatig en handmatig een back-up moeten maken, wil je je administratie veiligstellen.

Excel formules